Планировщик и задачи в работе

Два инструмента: Планировщик и Задачи в работе

В системе есть два связанных раздела для управления задачами. Они решают разные задачи и предназначены для разных ролей:

• Планировщик - инструмент для директора и руководителя проектов. Здесь создаются доски, планируются задачи на диаграмме Ганта, импортируются заявки и сметы, назначаются исполнители.
• Задачи в работе - персональный вид для любого сотрудника или клиента. Показывает только те задачи, которые касаются лично вас: где вы назначены исполнителем или где вы заказчик.

Проще говоря: директор планирует в Планировщике, а сотрудники и клиенты видят свою часть плана в разделе Задачи в работе.

Планировщик

Кто имеет доступ

Планировщик доступен только директору и руководителю проектов. Остальные роли (сметчик, прораб, мастер, клиент) не видят этот раздел. Подробнее о ролях: Директор - Команда и роли.

Где найти

Раздел Планировщик находится в боковом меню в блоке Инструменты.

Доски

Что такое доска

Доска - это отдельный проект или направление работы. Каждая доска содержит свой набор задач и отображает их на диаграмме Ганта. Можно создать несколько досок для разных проектов, объектов или направлений.

Примеры досок:

• Строительство: Ремонт офиса на Ленина 15, Отделка квартиры Иванова
• Автосервис: Капитальный ремонт Toyota, Плановое ТО - апрель
• IT: Внедрение CRM, Миграция серверов

Создание доски

На странице Планировщика нажмите Новая доска. Введите название и нажмите Сохранить. Доска появится в списке.

Доступ для операторов

У каждой доски есть переключатель Операторам. Если он включен, операторы смогут добавлять заявки на эту доску прямо из карточки заявки. Если выключен - только директор и руководитель проектов могут добавлять задачи.

Управление досками

Для каждой доски доступны действия: просмотр (диаграмма Ганта), переименование и удаление. При удалении доски все задачи на ней тоже удаляются.

Диаграмма Ганта

Что это

Диаграмма Ганта - это визуальная шкала времени, на которой задачи отображаются полосками. Длина полоски соответствует продолжительности задачи, а её позиция - датам начала и окончания. Задачи со связями (зависимостями) соединены стрелками.

Масштаб

В верхней панели есть переключатель масштаба: День, Неделя, Месяц. По умолчанию выбрана неделя - удобно для большинства проектов.

Фильтры

Диаграмму можно фильтровать:

• По типу - показать только задачи, только заявки, только сметы или только вехи.
• По сотруднику - показать задачи конкретного исполнителя.

Загруженность сотрудников

Под диаграммой отображается карточка Загруженность сотрудников - сводка по количеству задач на каждого исполнителя. Помогает равномерно распределять нагрузку.

Задачи

Создание задачи

Нажмите Задача в верхней панели доски. Откроется боковая панель с формой:

• Название - краткое описание задачи.
• Тип - задача, веха, заявка или смета (подробнее ниже).
• Дата начала и Дата окончания - период выполнения.
• Прогресс - процент выполнения (от 0 до 100).
• Исполнитель - сотрудник организации, ответственный за задачу. При назначении исполнитель получит уведомление.

Нажмите Сохранить. Задача появится на диаграмме.

Типы задач

• Задача - обычная задача с датами и прогрессом.
• Веха - контрольная точка без продолжительности. Отмечает важное событие: сдача объекта, подписание договора, запуск системы.
• Заявка - задача, связанная с заявкой клиента. Создаётся при импорте заявки на доску.
• Смета - задача, связанная со сметой организации. Создаётся при импорте сметы на доску.

Зависимости между задачами

Задачи можно связать зависимостями: задача Б не может начаться, пока не завершена задача А. На диаграмме зависимости отображаются стрелками.

Настройка: откройте задачу, в разделе Зависимости выберите задачи, от которых она зависит.

Перемещение между досками

Задачу можно перенести на другую доску. Откройте задачу, в разделе Переместить на доску выберите нужную доску.

Чеклист задачи

Внутри каждой задачи можно создать чеклист - список подпунктов с отметками о выполнении. Когда вы отмечаете пункт выполненным, прогресс задачи пересчитывается автоматически.

Например, задача Подготовка объекта с чеклистом из 4 пунктов: при выполнении 2 пунктов прогресс станет 50%.

Импорт заявок и смет

Импорт заявок

Вместо создания задач вручную можно импортировать существующие заявки клиентов на доску. Нажмите Импорт и выберите Из заявок.

Система покажет список заявок организации, которые ещё не добавлены ни на одну доску. Отметьте нужные и нажмите Импортировать выбранные.

Для каждой заявки автоматически создаётся задача: название берётся из описания заявки, даты - из дат создания и предпочтительного времени, исполнитель - из назначенного мастера или прораба.

Импорт смет

Аналогично можно импортировать сметы компании. Нажмите Импорт и выберите Из смет. Для каждой сметы создаётся задача со ссылкой на смету.

Добавление заявки оператором

Если доска отмечена как доступная операторам, оператор может добавить заявку на доску прямо из карточки заявки. В карточке заявки появится выбор доски и кнопка Отправить в планировщик. Если заявка уже на доске - отображается название доски со ссылкой.

Экспорт

Экспорт в Excel

Нажмите Экспорт и выберите XLSX. Файл содержит два листа:

• Задачи - название, тип, даты, прогресс, исполнитель, ссылка.
• Чеклисты - задача, пункт, статус выполнения, ссылки.

Экспорт в PDF

Нажмите Экспорт и выберите PDF - диаграмма. Откроется окно печати браузера с диаграммой Ганта.

Задачи в работе

Для кого этот раздел

Раздел Задачи в работе доступен всем пользователям: мастерам, прорабам, сметчикам, операторам и клиентам. Он появляется в боковом меню, когда у вас есть хотя бы одна задача.

Что здесь отображается

Только задачи, которые касаются лично вас:

• Я исполнитель - задачи, где вы назначены ответственным.
• Я заказчик - задачи, связанные с вашими заявками (для клиентов).
• Все - обе категории вместе.

Если вы работаете в нескольких организациях, можно отфильтровать задачи по организации.

Отличие от Планировщика

Задачи в работе - это только просмотр. Здесь нельзя создавать, редактировать или удалять задачи. Но можно перейти к связанному объекту: кликните на задачу, чтобы открыть заявку или смету.

Планировщик - это инструмент управления: создание досок, задач, назначение исполнителей, импорт, экспорт. Доступен только директору и руководителю проектов.

Частые вопросы

Почему я не вижу раздел Планировщик?

Планировщик доступен только директору и руководителю проектов. Если у вас другая роль - используйте раздел Задачи в работе.

Почему я не вижу раздел Задачи в работе?

Раздел появляется в меню только когда у вас есть хотя бы одна задача - где вы назначены исполнителем или где вы заказчик. Если задач нет - раздел не отображается.

Как оператору добавить заявку в планировщик?

Откройте карточку заявки. Если доска доступна для операторов - внизу будет выбор доски и кнопка Отправить в планировщик. Если такого блока нет - директор не открыл доступ к доскам для операторов.

Как прогресс задачи считается автоматически?

Если у задачи есть чеклист, прогресс пересчитывается при каждом изменении: количество выполненных пунктов делится на общее количество. Например, 3 из 5 выполнено = 60%. Прогресс можно также задать вручную.