Сметы компании

Что такое смета компании

Смета компании - это профессиональный расчёт стоимости проекта, который создаётся от имени организации. В отличие от личных смет, корпоративная смета поддерживает разбивку по разделам, согласование с руководством, корректировку цен и клиентскую версию экспорта.

Сметы подходят для любой сферы, не только для строительства. IT-компания может оформить расчёт на внедрение системы (лицензии, настройка, обучение), автосервис - на капитальный ремонт двигателя (запчасти по узлам, работа), а event-агентство - на организацию мероприятия (площадка, оборудование, персонал). Разделы, категории и позиции гибко подстраиваются под любую структуру.

В примерах ниже мы используем строительную тематику как наиболее наглядную, но всё сказанное применимо к любому направлению.

Позиции берутся из каталога организации - директор сам создаёт нужные категории, работы и материалы под свою сферу. Каталог полностью настраивается: можно задать любые названия, единицы измерения и цены. Это позволяет использовать сметы в любой области, а не только в строительстве.

Сметы компании привязаны к организации - все сотрудники с нужной ролью видят общий список и могут с ними работать.

Кто может работать со сметами компании

• Директор - полный доступ: создание, редактирование, утверждение, отклонение.
• Руководитель проектов - то же, что директор, кроме настроек организации.
• Сметчик - создаёт и редактирует сметы, но не может утверждать.
• Прораб - может просматривать и редактировать сметы.

Мастера и клиенты не имеют доступа к сметам компании. Подробнее о ролях: Директор - Команда и роли.

Создание сметы

Как создать новую смету

1. Перейдите в раздел Сметы компании через боковое меню.
2. Нажмите Создать смету.
3. Введите название проекта - например, Ремонт офиса на Ленина 15.
4. Укажите адрес объекта.
5. Нажмите Создать.

Смета создаётся в статусе Черновик. Откроется редактор смет - основной инструмент для работы.

Редактор смет

Редактор смет - это рабочее пространство, где вы собираете смету из разделов, категорий и позиций. Все изменения сохраняются автоматически, без перезагрузки страницы.

Название сметы

Название можно изменить прямо в редакторе - дважды кликните по заголовку или нажмите иконку карандаша рядом с ним.

Структура сметы

Три уровня вложенности

Смета компании организована в три уровня:

1. Раздел - обычно соответствует помещению или зоне: Гостиная, Кухня, Санузел, Фасад.
2. Категория - вид работ внутри раздела: Отделка стен, Электрика, Сантехника.
3. Позиция - конкретная работа или материал: Штукатурка стен - 25 кв.м x 650 руб.

Такая структура удобна для сложных проектов - заказчик видит, сколько стоит каждое помещение и каждый вид работ.

В личных сметах уровень разделов отсутствует - там только категории и позиции.

Добавление разделов

Нажмите Добавить раздел в верхней панели редактора. Введите название - например, Спальня или Общие работы. Название должно быть уникальным в рамках сметы.

Добавление категорий

Внутри каждого раздела нажмите Добавить категорию. Выберите категорию из каталога вашей организации - система покажет список доступных категорий с работами и материалами.

Добавление позиций

Позиции добавляются из каталога организации. Нажмите Добавить позицию внутри категории, выберите нужные работы или материалы. Можно добавить сразу несколько позиций за один раз.

Название, единица измерения и цена подтянутся из каталога автоматически. Укажите количество - итог рассчитается сразу.

Работа с позициями

Редактирование количества и цены

Пока смета в статусе Черновик, вы можете менять количество и цену прямо в таблице - кликните на нужное поле и введите новое значение.

Связь с каталогом

Позиции, добавленные из каталога, остаются связанными с ним. Это значит:

• Если цена в каталоге изменится, вы сможете обновить позицию одной кнопкой.
• Если вы вручную изменили цену - позиция отвяжется от каталога и перестанет получать обновления.

Обновление из каталога

Для одной позиции: нажмите кнопку обновления рядом с ней - цена подтянется из каталога.

Для всех позиций сразу: нажмите Обновить из каталога в панели инструментов - все связанные позиции получат актуальные цены.

Отвязка от каталога

Если нужно зафиксировать цену и больше не получать обновления:

• Для одной позиции: нажмите кнопку отвязки рядом с ней.
• Для всех позиций: нажмите Отвязать от каталога в панели инструментов.

Отвязка необратима - чтобы снова привязать позицию, её нужно удалить и добавить заново из каталога.

Удаление

Удалить можно позицию, категорию или целый раздел. При удалении раздела удаляются все категории и позиции внутри. Действие необратимо - система попросит подтверждение.

Порядок позиций

Позиции внутри категории можно перетаскивать мышью, чтобы изменить порядок отображения.

Корректировка цен

Глобальная наценка или скидка

В верхней панели редактора есть поле Корректировка цен. Введите процент:

• Положительное число (например, 15) - наценка 15% на все позиции.
• Отрицательное число (например, -10) - скидка 10% на все позиции.

Корректировка применяется ко всем позициям сразу и пересчитывается в реальном времени. Исходные цены не меняются - вы в любой момент можете изменить процент или убрать его совсем.

В личных сметах корректировки цен нет - там цены задаются напрямую.

Согласование

Как работает процесс согласования

Смета компании проходит цикл согласования - это защита от ошибок и контроль со стороны руководства.

1. Черновик - сметчик (или прораб) собирает смету, добавляет позиции, корректирует цены.
2. Отправка на согласование - нажмите кнопку Отправить на утверждение (иконка отправки). Статус сменится на На согласовании. Смета становится доступна только для чтения.
3. Решение руководителя - директор или руководитель проектов просматривает смету и принимает решение.

Утверждение и отклонение

Руководитель может:

• Утвердить (иконка галочки) - смета получает статус Утверждена. Можно экспортировать и отправить клиенту.
• Отклонить (иконка крестика) - смета получает статус Отклонена. Автор видит отклонение и может внести правки.
• Вернуть в работу (иконка обновления) - вернуть утверждённую или отклонённую смету в Черновик для доработки.

В личных сметах процесса согласования нет - там автор сам решает, когда смета готова.

Статусы сметы компании

• Черновик - можно редактировать. Доступен всем сотрудникам с правами на сметы.
• На согласовании - ждёт решения руководителя. Редактирование заблокировано.
• Утверждена - готова к экспорту и передаче клиенту.
• Отклонена - требует доработки. Можно вернуть в Черновик.

Экспорт

Форматы экспорта

Смету можно скачать в двух форматах:

• PDF - для печати и отправки клиенту. Оформленный документ с разбивкой по разделам и итогами.
• XLSX (Excel) - для работы с таблицами. Содержит формулы для пересчёта итогов.

Полная и клиентская версия

При экспорте можно выбрать версию:

• Полная - со всей внутренней информацией. Для внутреннего использования.
• Клиентская - облегчённая версия для заказчика, без внутренних пометок.

Переключатели формата и версии находятся рядом с кнопкой Скачать в панели инструментов редактора.

Фильтры и навигация

Список смет компании

В разделе Сметы компании отображаются все сметы вашей организации. Можно фильтровать по статусу: черновик, на согласовании, утверждена, отклонена.

Для каждой сметы видно: название, адрес, клиент, статус, дата создания и общая сумма.

Удалить смету можно только в статусе Черновик - нажмите иконку корзины в списке.

Частые вопросы

Почему я не вижу раздел "Сметы компании"?

Этот раздел доступен только сотрудникам организации с ролями: директор, руководитель проектов, сметчик, прораб. Если вы клиент или мастер - используйте личные сметы. Подробнее о ролях: Директор - Команда и роли.

Я сметчик - могу ли я утвердить смету?

Нет. Утверждать и отклонять сметы могут только директор и руководитель проектов. Сметчик может создавать, редактировать и отправлять сметы на согласование.

Можно ли вернуть утверждённую смету в работу?

Да. Директор или руководитель проектов может нажать Вернуть в работу - смета вернётся в статус Черновик для доработки.

Чем смета компании отличается от личной?

Основные отличия:

• Разделы - корпоративная смета поддерживает деление по помещениям (разделы, категории, позиции). В личной смете только категории и позиции.
• Согласование - корпоративную смету можно отправить на утверждение руководству. Личную - нет.
• Корректировка цен - глобальная наценка/скидка в процентах. В личной смете - нет.
• Клиентская версия - экспорт облегчённой версии для заказчика. В личной смете - только полная версия.
• Совместный доступ - все сотрудники организации видят общий список. Личная смета видна только автору.

Редактор не работает на телефоне?

Редактор смет компании требует экран планшета или компьютера. На мобильных устройствах отображается предупреждение с предложением вернуться к списку.